Le paperless en entreprise : retour sur expérience

Notre entrepreneur fétiche, Maxime Hizetout, a déjà digitalisé son entreprise, il peut ainsi se consacrer totalement à son business.

Sa comptabilité digitalisée, avec des outils simples, automatiques et rapides, permet d’augmenter la rentabilité, la performance et la productivité de son entreprise. Dès l’établissement de sa facture, celle-ci est envoyée chez son comptable, qui s’occupe de son encaissement. Ses liquidités se portent bien et lui permettent de suivre ses flux financiers (règlement dans les délais de ses fournisseurs, de ses taxes et impôts). Ses nouveaux projets sont suivis grâce aux tableaux de bord élaborés chaque mois par son comptable. Maxime peut simuler, prendre des décisions et suivre les effets de ses actions. Sa banque est rassurée.

Mais quels autres avantages l’entreprise de Maxime Hizetout a-t-elle retirés de la mise en place de son environnement entièrement en paperless ?

• Maxime et son équipe disposent de leurs fichiers quel que soit le lieu où ils se trouvent : en clientèle, en déplacement ou ailleurs. Ils sont ravis de disposer de cette flexibilité et de pouvoir mieux combiner leur vie professionnelle et leur vie privée ;

• les fichiers sont accessibles à tous, ou à certains, suivant les droits préalablement définis. Ils peuvent aussi être partagés afin que l’équipe collabore au mieux des intérêts de ses clients ;

• les pertes ou dégradations des documents sont limitées grâce à une bonne sécurisation de l’outil et la mise en place d’un cloud et d’un back-up ;

• les recherches en sont facilitées grâce à des mots-clés. Plus de dossiers égarés ou mal classés ;

• l’entreprise de Maxime réalise un gain de place pour le stockage des documents et un gain de temps pour le tri, l’archivage et son suivi, dont la destruction, notamment pour respecter les règles en matière de RGPD ;

• au niveau de l’environnement, la consommation de papier et de cartouches d’encre s’est drastiquement réduite ;

• il est prêt pour envoyer prochainement ses factures électroniques aux institutions étatiques.

La mise en place du paperless a été bien préparée et planifiée. Il a fallu trouver les bons outils, revoir les process et les dématérialiser. Pour cela, Maxime a été bien entouré par son comptable et son informaticien. Comme PME, son entreprise a pu profiter du SME Package – Digital, avec l’accompagnement de la House of Entrepreneurship et d’une aide de 5.000 EUR pour un projet s’élevant entre 6.650 EUR et 25.000 EUR HTVA. Plus d’information sur https://www.cc.lu/toute-linformation/ publications/detail/sme-packages-digital. Pour les entreprises artisanales, la Chambre des Métiers est compétente.

Notre entrepreneur souhaite aller plus loin et limiter son impact environnemental lié à la digitalisation, et réfléchit déjà à plusieurs axes : réduire ses émissions de gaz à effet de serre, diminuer sa consommation d’énergie et d’eau, trier encore mieux ses déchets. Quoi de mieux que lier écologie et économie ? Le SME Package – Sustainability est là pour l’aider : https://www.cc.lu/toutelinformation/publications/detail/sme-pack ages-sustainabilty?tx_ccpublications_publi cations%5Bpage%5D=1&cHash=efcc92a27 8e9b20161b9394843071dde. L’aide est aussi de 5.000 EUR pour un projet s’élevant entre 6.650 EUR et 25.000 EUR HTVA. Pour les entreprises artisanales, c’est la Chambre des Métiers qui est compétente.

En voyant l’exemple et la réussite de Maxime, son confère Gérard Menletant a bien envie de se lancer aussi et va nous contacter rapidement. Faites comme lui !