Facturation électronique : comment s’y préparer concrètement ?

La facturation électronique fait beaucoup parler d’elle… et à juste titre! Son arrivée progressive dans le quotidien des entreprises va transformer notre manière de travailler, d’échanger et de collaborer. Et si le mot «obligation» peut parfois effrayer, il rime surtout avec opportunité.

Parce que, oui, cette révolution digitale n’est pas une contrainte. C’est un levier pour simplifier vos processus, gagner du temps et rendre vos échanges plus fluides.
À condition d’être prêt – et c’est justement là que tout commence.

Avec les aides publiques mises en place pour encourager la digitalisation – pouvant couvrir jusqu’à 70 % des coûts pour des projets compris entre 3.000 EUR et 25.000 EUR dans le cadre des SME Packages Digital –, la transition vers la facturation électronique devient un investissement stratégique et accessible.

Comprendre ce qui change

Aujourd’hui encore, beaucoup d’entreprises créent leurs factures dans Excel ou un logiciel non intégré, puis les envoient en PDF. Mais, dès 2026, la Belgique et la France rendront la facturation électronique obligatoire pour toutes les transactions B2B, et le Luxembourg suivra la même trajectoire. Pour 2030, suivant la directive européenne ViDA, toutes les entreprises européennes devront adopter un format structuré et un canal sécurisé, comme le réseau Peppol.

Aujourd’hui, certaines entreprises luxembourgeoises utilisent encore MyGuichet pour transmettre leurs factures électroniques destinées à l’administration publique via le réseau Peppol. Ce système fonctionne bien pour les facturations vers l’État luxembourgeois, mais il ne peut pas être utilisé pour des factures émises vers des clients étrangers, par exemple en Belgique ou en France.

Dans ces deux pays, la généralisation de la facturation électronique est déjà en marche. Si les entreprises étrangères sans établissement stable n’ont pas encore l’obligation d’utiliser Peppol, leurs clients belges ou français exigeront probablement ce format dans un futur proche. Leur objectif sera de centraliser la réception de toutes leurs factures via un seul canal, garantissant ainsi une meilleure intégration comptable et une gestion plus fluide.

Autrement dit, même sans obligation légale immédiate, anticiper la compatibilité Peppol reste une décision stratégique pour préserver des échanges simples et sans friction avec les partenaires européens.

Le réseau Peppol permet de faire voyager vos factures d’un système à un autre – du vôtre à celui de votre client – sans intervention manuelle, avec un langage commun (l’UBL). Fini les PDF perdus dans une boîte mail ou les encodages manuels interminables : les factures seront émises, transmises et intégrées automatiquement.

En clair, il s’agit d’une vraie évolution dans la manière de gérer la relation client-fournisseur.

Dès 2026, la Belgique et la France rendront la facturation électronique obligatoire pour toutes les transactions B2B, et le Luxembourg suivra la même trajectoire. Pour 2030, suivant la directive européenne ViDA, toutes les entreprises européennes devront adopter un format structuré et un canal sécurisé, comme le réseau Peppol.

Ce qu’il faut mettre en place

Se préparer, c’est avant tout faire le point sur ses outils et ses habitudes.
Voici les étapes essentielles pour aborder cette transition sans stress :

• I. Analyser son système actuel: comment les factures sont-elles créées et envoyées aujourd’hui ?
• II. Vérifier la compatibilité Peppol de votre logiciel (ou de celui de vos partenaires)
• III. Centraliser vos processus : éviter les doubles encodages et les multiples fichiers
• IV. Tester la connexion électronique avant que cela devienne obligatoire
• V. Former vos équipes pour qu’elles comprennent le nouveau flux de facturation

Ces étapes simples vous permettront d’anticiper les changements au lieu de les subir. Et surtout, de gagner en efficacité dès les premières factures envoyées.

Dès 2026, la Belgique et la France rendront la facturation électronique obligatoire pour toutes les transactions B2B. Certaines entreprises luxembourgeoises utilisent MyGuichet pour transmettre leurs factures électroniques destinées à l’administration publique via le réseau Peppol, mais le système ne peut pas être utilisé pour des factures émises vers des clients étrangers, par exemple en Belgique ou en France.

Une opportunité de moderniser vos outils

Cette transition vers la facturation électronique est l’occasion idéale de faire le point sur ses pratiques et ses logiciels de gestion.

Beaucoup d’entreprises utilisent encore des systèmes fragmentés ou vieillissants, ce qui rend les échanges de données complexes et multiplie les risques d’erreurs.

Adopter un outil intégré et interconnecté permet non seulement de gagner en efficacité, mais aussi d’assurer une meilleure fiabilité des informations.<<<

Des solutions tout-en-un, comme Odoo, existent aujourd’hui pour centraliser la facturation, la comptabilité, la gestion commerciale ou encore les ressources humaines, tout en étant déjà compatibles avec les standards européens de la facturation électronique.

En résumé, la technologie devient un véritable allié du quotidien, capable de simplifier la gestion administrative et de libérer du temps pour se concentrer sur l’essentiel – le développement de son activité.

Avec des avantages

La facturation électronique, ce n’est pas qu’une question de conformité. C’est aussi – et surtout – une source de gain de temps et de fiabilité.
Parmi ses nombreux bénéfices :

• › moins d’erreurs et de saisies manuelles ;
• › une meilleure traçabilité ;
• › des paiements plus rapides ;
• › une réduction des fraudes ;
• › et une image moderne, tournée vers l’avenir.

Et avec les aides publiques mises en place pour encourager la digitalisation – pouvant couvrir jusqu’à 70% des coûts pour des projets compris entre 3.000 EUR et 25.000 EUR dans le cadre des SME Packages Digital –, la transition vers la facturation électronique devient un investissement stratégique et accessible.

La facturation électronique n’est pas un futur lointain: elle s’invite déjà dans nos entreprises. Plutôt que d’attendre la dernière minute, c’est le moment de prendre les devants.

Faites-vous accompagner pour transformer cette évolution en un projet positif et structurant pour votre entreprise.

Françoise Jacquet
Kolmio S.A.
www.kolmio.lu