Facturation électronique/Peppol : y êtes-vous préparés ? Bientôt, vous n’aurez plus le choix
Aujourd’hui encore, nombreuses sont les entreprises qui créent leurs factures avec un bon vieux fichier Excel et les impriment, ou emploient une solution de facturation indépendante, et non intégrée, puis les envoient en PDF par mail. Et ça fonctionne « à peu près ». Mais plus pour longtemps. La généralisation de la facturation électronique est en marche à l’échelle européenne, et elle ne vous demandera pas votre avis pour débarquer dans votre quotidien.
Au Luxembourg, la facturation électronique est déjà obligatoire pour toutes les entreprises qui facturent des services ou des biens à l’État ou aux administrations publiques (B2G). On parle ici de factures au format structuré, transmises via le réseau PEPPOL, et non d’un simple fichier PDF envoyé par mail. Ce réseau sécurisé permet aux factures d’être directement intégrées dans les systèmes comptables de l’administration – et bientôt dans ceux de vos clients.
La Belgique passera à l’obligation généralisée de la facturation électronique dès janvier 2026 pour toutes les transactions entre entreprises (B2B), et d’autres pays, dont le Luxembourg, s’y préparent activement. Il ne s’agit donc plus de savoir si vous devrez vous y mettre, mais quand. Et autant éviter la course de dernière minute.
Si vous travaillez avec une entreprise belge, cette obligation ne s’appliquera pas aux entreprises étrangères sans établissement stable en Belgique. Toutefois, il est dans leur intérêt de se conformer aux nouvelles normes de facturation électronique pour maintenir des relations commerciales fluides et efficaces avec leurs partenaires belges. Les choses changeront à partir de 2030. L’e-facturation deviendra alors la norme pour toutes les transactions B2B au sein de l’UE.
Un autre cas courant : vous encodez aujourd’hui manuellement vos factures sur MyGuichet pour pouvoir les transmettre de manière électronique, avec le système PEPPOL. Demain, ces saisies répétitives pourraient être remplacées par une génération automatique, sécurisée, plus rapide… à condition que votre logiciel soit compatible.
PEPPOL fonctionne via des points d’accès certifiés appelés Access Points qui permettent à votre facture de voyager du système A au système B sans accroc, avec un langage commun (l’UBL, pour les initiés). Ce processus réduit considérablement les risques d’erreurs, les fraudes à la TVA et vous fait gagner un temps précieux.
Pensez au SME Packages – Digital !
Mais pour y accéder, encore faut-il que vos outils soient prêts. Et c’est là que les choses se compliquent parfois : logiciels obsolètes, processus éclatés, données dupliquées dans plusieurs systèmes avec les risques d’erreurs que cela comporte, etc. Ce chantier est une vraie occasion de remettre à plat vos pratiques.
Et cela tombe à point nommé, car l’État luxembourgeois souhaite encourager les PME à se digitaliser via les SME Packages – Digital. Vous pouvez bénéficier d’une aide allant jusqu’à 70 % pour vos projets de digitalisation, dès 3.000 EUR d’investissement. C’est le moment de sauter le pas, sereinement.
Chez Kolmio, nous sommes convaincus que la digitalisation ne doit pas être une contrainte, mais une opportunité. C’est pourquoi nous proposons à nos clients une réponse concrète, rapide et adaptée à leurs besoins.
D’un côté, notre métier de fiduciaire pour vous accompagner sur les volets comptables, fiscaux, sociaux, business et administratifs. De l’autre, une expertise technologique pour faire de vos outils un véritable levier de performance. Ensemble, nous unissons nos forces – sans jamais rien vous imposer.
Et concrètement ?
Nous travaillons avec Odoo, une suite d’applications tout-en-un, intuitive et flexible. Elle vous permet de centraliser votre facturation, comptabilité, gestion des stocks, RH… et d’être prêts pour la facturation électronique dès aujourd’hui. Un simple clic dans le logiciel, et vos factures partent automatiquement dans le bon format, par le bon canal. Simple, rapide, efficace.
Notre objectif : vous assister dans votre digitalisation sur un chemin respectant votre rythme avec des outils qui correspondent à votre secteur d’activité et une expertise à votre écoute, et parlant le même langage que vous.
Vous êtes encore sur Excel ? Vous réencodez vos factures dans plusieurs outils ? Vous souhaiteriez gagner du temps sur des tâches répétitives et chronophage ? Alors c’est peut-être le bon moment pour faire le point. Et surtout, ne plus attendre pour vous poser les bonnes questions.
