Comment démystifier le contrôle des livres de salaires par l’Administration des Contributions ?

Tout employeur ou responsable de la gestion des salaires a eu ou aura à gérer au cours de sa carrière plusieurs contrôles des livres de salaires par l’Administration des Contributions (ADC).

D’une manière générale, cet audit est annoncé par courrier (plus ou moins standard en fonction du bureau d’imposition et du préposé en charge de l’exercice). Nombreux sont alors ceux à s’inquiéter des raisons de ce contrôle, des documents à rassembler dans un délai plus ou moins court et des conséquences potentielles. Rassurez-vous ! Une préparation en amont, un minimum d’organisation et une bonne compréhension du processus permettent de passer sereinement cet examen incontournable de la vie d’employeur au Luxembourg.

Pourquoi un tel audit ?

L’article 136 LIR de la loi du 4 décembre 1967 prévoit que chaque employeur soit responsable de la retenue d’impôt sur les salaires. A ce titre, l’Administration vérifie, tous les 2, 3 ou 4 ans en pratique, les retenues effectuées par l’employeur. L’objectif est de s’assurer que tous les éléments de rémunérations taxables l’ont bien été et suivant les données de la carte d’impôt remise par chaque salarié. Pour cela l’ADC va demander à l’employeur de fournir un certain nombre de documents et de répondre à des questions relatives notamment aux éventuels avantages en nature accordés aux salariés. Les autorités fiscales s’appuieront également sur certains documents comptables pour réconcilier l’ensemble des informations fournies.

Comment s’organiser ?

Ne tardez pas ! Dès la réception de la notification du contrôle, transmettez une copie du courrier au responsable des salaires ou au partenaire externe en charge de la gestion des salaires. Ces spécialistes sauront fournir les documents et renseignements demandés. Ils sauront également juger si le délai demandé est réalisable ou non. Sachez que, dans certains cas, il est possible de retarder l’échéance, mais toujours avec l’accord de l’autorité fiscale. Attention: ne pas répondre à la demande de l’Administration peut entraîner une taxation d’office de l’impôt dû (§ 217 de la loi générale des impôts).

Faut-il s’inquiéter ?

La règle est dans ce cas de figure la même que pour tout type de contrôle lié au respect de toute législation: aucune inquiétude à avoir si vos salaires sont gérés en adéquation avec les règles fiscales applicables. Par contre, si vous avez pris des libertés avec certaines règles établies, il est fort probable que vous deviez faire face à un redressement. Le meilleur moyen d’anticiper sereinement cet exercice est donc de s’assurer que la retenue d’impôt effectuée sur les salaires est en lien avec la législation et « l’actualité » fiscale. Car, même sans évolution légale, les points ou attentions des contrôles bougent en fonction des « orientations du moment ». Nous avons vu dernièrement une attention particulière portée sur les taxations des rachats de véhicule. Y aura-t-il prochainement une accentuation des questions envers les travailleurs hautement qualifiés (circulaire LIR 95/2) ?

Les documents sont envoyés, et ensuite ?

En cas de questions ou de documents manquants le préposé pourra vous contacter. Une fois le contrôle terminé, un bulletin est établi. Il récapitule les déclarations d’impôt et paiements effectués pour les années contrôlées ainsi que les éventuels écarts constatés lors du contrôle (repris comme suppléments à payer). Si aucun écart n’est mentionné, le bulletin clôture la revue. Dans le cas inverse, le supplément réclamé devra être payé endéans le délai fixé sur le bulletin.

Si vous estimez et pouvez apporter la preuve que le montant demandé n’est pas justifié, introduisez sans tarder un recours (vous avez un délai de trois mois à compter de la notification du bulletin). Attention, sauf dispense spéciale, l’introduction d’un recours ne dispense pas du paiement exigé en premier lieu.

Pour conclure, ne négligez ni la rigueur dans la gestion de vos salaires, ni la période du contrôle des livres de salaires par l’Administration des Contributions. La fourniture des documents complets et clairs participera au bon déroulement de cet audit.