Communiquer est stratégique pour la survie d’une entreprise. Malheureusement, nous constatons assez souvent que, dépendant de la taille de l’entreprise et des ressources allouées, elle est plus ou moins réfléchie et planifiée en amont.

L’établissement d’un plan de communication et la formulation écrite des tenants et aboutissants des différentes actions sont les garants d’une opération à succès.

Pour donner aux agences tous les moyens de faire un travail qui mène au résultat souhaité, il est essentiel de leur donner un minimum d’informations et une orientation quant à l’impact désiré. C’est ce qu’on appelle dans le jargon professionnel le briefing d’agences.

Tour d’horizon d’un bon briefing en 5 points-clés.

Rédiger un écrit est essentiel

Pourquoi rédiger un briefing ? Parce que ceci pousse l’entreprise à réaliser une première réflexion sur ses attentes. C’est également un support commun pour les réunions et le suivi du projet. Enfin, c’est une garantie de l’alignement de toutes les parties prenantes. Bien évidemment, le briefing écrit doit être couplé à un briefing oral afin d’affiner et d’éclaircir certains points. Ce briefing oral sera également le moment idéal pour que l’agence puisse poser toutes ses questions et donner son point de vue externe.

Impliquez l’ensemble des parties prenantes

La rédaction du briefing ne doit pas être l’apanage des seuls collaborateurs de l’opérationnel. En effet, il est important d’impliquer la direction afin de récolter son point de vue et de discuter du budget, qui est souvent le point de discorde.

Conservez l’implication de la direction à des moments-clés du projet afin de garantir son aval et de ne pas devoir faire des retours en arrière ! Par ailleurs, évitez d’impliquer trop de personnes au risque de complexifier votre projet.

Ne négligez pas les informations essentielles

Un bon briefing doit contenir certaines informations de base :

  • le contexte : qui vous êtes, quel est votre marché, quels sont vos produits et/ou services ;
  • vos objectifs : business (augmenter les ventes, développer votre cible…) et de communication (notoriété, image de marque…). Afin de mesurer l’impact de votre opération, il est nécessaire de chiffrer les objectifs et de se donner les moyens d’avoir accès aux chiffres ;
  • votre cible : à définir le plus finement possible sans oublier de préciser les freins et les motivations. On ne peut pas viser tout le monde. Il y a toujours un coeur de cible ;
  • l’action recherchée chez votre cible : achat, fidélisation… ;
  • le message à transmettre ;
  • le ton et l’ambiance à créer ;
  • les outils de mesure qui seront mis en place ;
  • le budget : sans lequel il est impossible de monter un projet ;
  • les délais.

Soyez concis

Qui dit briefing dit également brièveté. En effet, pas besoin d’écrire des romans. L’essentiel réside dans la concision et la précision. Votre briefing ne doit contenir que ce qui est pertinent et qui donnera à l’agence les informations nécessaires pour développer sa stratégie et faire à leur tour un briefing créatif. En effet, le briefing doit être un guide mais, en aucun cas, le manuel de construction de votre projet. Ici, il est important de laisser une certaine latitude à l’agence.

Laissez du temps

Il est encore fréquent que les entreprises demandent de remettre des projets du jour au lendemain. Cependant, les idées ont besoin de temps pour mûrir et de créativité pour se développer. Laissez donc du temps aux agences pour répondre à votre demande. Le délai imparti dépend de l’envergure du projet. Par ailleurs, ne négligez pas la réunion de présentation qui permettra à ces mêmes agences d’expliquer et de défendre leur projet, et à vous de poser vos questions et de demander des informations complémentaires si nécessaire.

Rédiger un briefing demande un certain temps et une implication des parties prenantes. Cependant, il s’avère essentiel et efficace si vous souhaitez mener à bien un projet d’envergure. Plus vous serez clair et précis, plus les projets remis par les agences seront proches de vos attentes.

Netty Thines, Conseil en communication, Mediation S.A.
Netty Thines, Conseil en communication, Mediation S.A.

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