Comment digitaliser son événement ?

Avec la pandémie de COVID-19, la digitalisation des événements, encore à ses balbutiements au début de l’année, s’est tout à coup accélérée. Bien qu’il serait tentant de vouloir transposer son événement physique en digital, organiser un événement virtuel requiert des compétences spécifiques permettant de maîtriser l’ensemble des étapes de ce type d’événement bien particulier.

De l’adaptation du contenu à la maîtrise de la technique tout en passant par la scénarisation, tour d’horizon des points de vigilance à connaître.

Définir le cadre et les objectifs

Avant de se lancer dans la digitalisation de son événement, il est essentiel de déterminer ce qui en fait sa valeur ajoutée et quels sont ses objectifs. Est-ce que c’est une assemblée générale, un conseil d’administration avec obligation de signature et de validation de décisions ? Est-ce que je veux transmettre un message ? Est-ce que je veux développer la cohésion de mes équipes ? Est-ce que je veux promouvoir mon produit ? Quel est l’impact que je veux créer et comment puis-je mesurer le succès de mon événement ? Des réponses à ces questions découlera le format de votre événement.

Adapter le contenu

Ensuite, il est important de se demander comment adapter son contenu à l’échange virtuel. Bien que le digital propose un large éventail de possibilités, certains événements sont plus difficiles à digitaliser, notamment ceux à fort potentiel relationnel tels que les family day.

Quel que soit le contenu que vous souhaitez véhiculer, vous devez prendre le temps de le transposer à la communication virtuelle. On sait que notre capacité d’attention est moindre en digital, c’est pourquoi il est important de rendre votre format plus court, plus dense et surtout plus interactif.

Choisir le bon outil

Une fois vos objectifs, votre format et votre contenu définis se pose la question de la plateforme de diffusion et des outils d’interaction à utiliser. Comment se retrouver parmi les centaines d’applications qui existent ? Cela va du plus simple comme Zoom ou Livestorm au plus complexe comme Virbela ou Meetyoo. En termes d’outils d’interaction, on peut citer les plus connus : miro ou slido, mais il en existe une flopée d’autres. Pour faire son choix, un cahier des charges précis s’impose. Combien de participants sont attendus ? Quelle est leur connaissance des applications virtuelles ? Est-ce que mon événement est privé ou public ? Est-ce qu’il y a des exposants ? Est-ce qu’il y a des tables rondes ? Est-ce que je veux générer des interactions ? Est-ce que je veux les rendre visibles ? Est-ce que le networking est le facteur le plus important ou plutôt la diffusion de contenus ? Quels médias vais-je utiliser durant le streaming (vidéos, PowerPoint, liens Internet…) ?

Maîtriser la technique

Cela peut paraître couler de source, mais il est encore fréquent que des organisateurs d’événements virtuels se lancent dans ce type de projet sans même avoir testé leur connexion. Une bonne bande passante est bien évidemment essentielle tout comme un ordinateur avec caméra et micro. Afin de s’assurer que tout fonctionnera le jour J, n’hésitez pas à tester et retester sans oublier de faire un filage complet le jour J.

Soigner sa communication en amont et en aval

Bien que ce soit aujourd’hui le seul type d’événement auquel il est possible d’assister, il n’existe pas encore de normes. Ainsi, il est essentiel d’expliquer clairement à votre audience comment elle peut accéder à votre événement et de rendre la navigation quasi instinctive. N’oubliez pas que votre audience est seule face à son ordinateur et que, par conséquent, il est très facile de la perdre rapidement. Enfin, il est également important, pour vos événements futurs, de récolter le retour d’expérience de vos participants.

Se faire accompagner

Parce qu’un événement digital requiert, en plus des compétences de scénarisation, des compétences techniques, il peut s’avérer judicieux de se faire accompagner par un professionnel, même pour des projets simples de type Webinar. En effet, en fonction du nombre d’intervenants, des médias à diffuser, des interactions souhaitées, un projet simple peut s’avérer très complexe. Le professionnel vous fera partager son expérience et vous garantira un accompagnement au niveau de la préparation du contenu et du choix ainsi que de la maîtrise de la technique tout au long de la chaîne de production pour faire de votre événement un succès.